Organisation Badminton-Länderspiel: Zusammenarbeit zwischen Verein
und
Sportmarketing-Agentur AEP

Hinweise für die Organisation und Durchführung von Badminton-Länderspielen
durch eine Ausrichtergemeinschaft  zwischen Verein und Advantage Event Projekte
(AEP)
:

Informationen für Vereine bzw. Badminton-Abteilungen
von
Advantage Event Projekte, Heinz Bußmann
Grüne Str. 3a, 27749 Delmenhorst
Telefon: 04221-121100 • Fax: 04221-121199
(nachstehend Advantage genannt)

Durch die Organisation eines Badminton-Länderspieles ergeben sich kurzfristige und vor allem auch bei der richtigen Umsetzung nachhaltige Vorteile für einen ausrichtenden Landesverband, Verein bzw. Badminton-Abteilung:
1. massive Werbung für sich selber als Verein/Abteilung und für die Sportart Badminton
2. Über viele Wochen stehen Verein und Sportart im erweiterten Fokus der Öffentlichkeit
3. Demonstration der eigenen Leistungsfähigkeit bei der Ausrichtung auch international  hochkarätiger Veranstaltungen
4. Motivation für die Vereinsmitglieder (insbesondere auch im Nachwuchsbereich)
5. mögliche Gewinnung neuer Mitglieder

Durch die Zusammenarbeit eines Badminton-Vereines bzw. einer Badminton-Abteilung mit AEP bei der gemeinsamen Planung und Durchführung eines Badminton-Länderspieles vereinfachen sich für beide Seiten sämtliche Organisationsbereiche wovon beide Seiten überaus profitieren können. In den nachstehenden Informationen sind alle wesentlichen Details für Bereiche wie Arbeitsaufteilung, Zuständigkeiten, Veranstaltungsvorbereitung und Durchführung, sowie ein Überblick der benötigten Helfer zusammen gefasst.

Vertragliche Verpflichtungen

Die zur Durchführung eines Badminton-Länderspieles notwendigen vertraglichen Regelungen zwischen dem Deutschen Badminton-Verband (DBV, zuständiger Sportverband) und/oder der Vermarktungsgesellschaft Badminton Deutschland (VBD) mbH als Veranstalter übernimmt ausschließlich AEP. Sämtliche aus diesen Verträgen herführenden finanziellen und organisatorischen Verpflichtungen der Veranstaltung trägt ausschließlich AEP. Zwischen AEP und dem Verein wird ein spezieller Ausrichtungsvertrag geschlossen. Die Inhalte entsprechen den nachfolgenden Informationen

Veranstaltungsort/Sporthalle

Für die Austragung eines Badminton-Länderspieles muss eine Sporthalle gewisse Voraussetzungen erfüllen.
Bespielbare Höhe U19 Länderspiele:
mindestens 7 Meter im Bereich der Hallenmitte in einem Quadrat von 16 x 16 Metern
Bespielbare Höhe Länderspiele im Seniorenbereich (oberhalb 19 Jahre):
Mindestens 8 Meter in einem Quadrat von 16 x 16 Metern in der Hallenmitte

Zuschauerfassungsvermögen:
U19:
mindestens 500 Sitzplätze plus Stehplätze
Sollte die Tribüne weniger Personen aufnehmen können, müßte die Möglichkeit bestehen, auf der Sportfläche zusätzliche Sitzplätze (ca. 150 – 200) in unmittelbarer Nähe der beiden Spielfelder aufzubauen.  Teppiche zum Abdecken des Hallenbodens sind bei AEP vorhanden (2-Meter-Bahnen und 4-Meter Bahnen).

Länderspiele der Eliteklasse O19:
Mindestens 800 – 1000 Sitzplätze (je nach Gegner bis 2000 Sitzplätze)
Möglichkeit der Zusatzplätze im Innenraum wie oben

Nötige Funktionsräume:
4 Umkleidekabinen
1 Raum für den Physiotherapeuten
1 VIP- und Presseraum für ca. 25 – 40 Personen (bei Länderspielen der Erwachsenen O19 eventuell auch mehr)

Verkaufs – bzw. Präsentationsstände:
Zum Aufbau dieser Stände (Badmintonausrüster wie Yonex, Victor, Oliver, Talbot Torro, Head usw. und gegebenenfalls Sponsoren und Werbepartner) muss folgender Platz zur Verfügung gestellt werden:
Foyer der Halle oder im Innenraum an einer Schmalseite: ca. 20 x 4 Meter

Ausstattung der Sporthalle:
Tische mindestens 10 / Stühle: ca. 50
Linienrichter: 8 – 12
Coachingzone: 4
Aufschlagrichter: 2
Mannschaften: 20 (alternativ auch Bänke)
Referee/Schiedsrichter: 4 – 5
Hallensprecher/Orgabereich: 4
Presseplätze: 4 – 6
Abendkasse: 2 – 3

Grundsätzliches:
Der Verein stellt beim zuständigen Amt der Stadt/Gemeinde/Landkreis den entsprechenden Antrag zur möglichst kostenlosen Nutzung der entsprechenden Sporthalle. (Nutzungszeit ca. 12.00 – 24.00 Uhr). Gegebenenfalls speziell anfallende Kosten wie Hallenmiete und Energie- bzw. Reinigungskosten sind vorher mit AEP generell abzustimmen und werden nach schriftlicher Zustimmung von AEP gegen Vorlage der Originalbelege erstattet.

Veranstaltungskosten

AEP:
Die nachfolgenden Kosten für die Durchführung eines Länderspieles trägt AEP:
Lizenzgebühren an den DBV,
Werbekosten,
Organisations-, Büro- und Personalkosten der Firma AEP,
eventuell anfallende Hallenmiete bzw. Energiekosten,
GEMA (sofern erforderlich)
Honorare für Hallensprecher,
Hotelkosten für beide Mannschaften,
Mannschaftsessen nach dem Länderspiel,
Druck und Gestaltung von Eintrittskarten, Veranstaltungsbroschüre, Werbeplakate,
redaktionelle Bearbeitung der Veranstaltungsbroschüre
Miete Transporter, Fahrtkosten AEP
Miete Beschallungsanlage (sofern erforderlich)
Presse- und Medienarbeit

Verein:
Vom Verein sind keinerlei Zahlungen an AEP vorgesehen. Der Verein trägt lediglich seine internen Organisationskosten, Verteilung der Plakate sowie vereinseigene Werbemaßnahmen wie eventuelle T-Shirts für Helfer usw.
Eventuelle Kosten für bei den entsprechenden Ämtern der Stadt-/Gemeinde- oder Kreisverwaltung zu beantragende Genehmigungen und Maßnahmen zur Veranstaltungsdurchführung wie Gestattung, Schankerlaubnis usw. sind Angelegenheit des Vereins. Bei einem eventuellen Ausfall der Veranstaltung stellen sich AEP und der Verein gegenseitig von Ansprüchen jeglicher Art frei.

Einnahmen

Da sich derartig hochkarätige Veranstaltungen nicht mehr ausschließlich über Eintrittsgelder finanzieren lassen, ist der Verein bei der Suche nach Sponsoren, Werbepartner und Förderer (Haupt- und Nebensponsoren, Anzeigen für die Veranstaltungsbroschüre, Verkauf Werbebanden in der Sporthalle usw.) vor Ort behilflich. Eine Liste aller Preise für Werbepartner/Sponsoren (komplette Pakete und Einzelmaßnahmen) erhält der Verein von AEP. Die Kosten für Werbepakete oder Einzelwerbemaßnahmen richten sich jeweils nach den kompletten Veranstaltungskosten. Aufgrund einer inzwischen langjährigen Erfahrung liegen die notwendigen Beträge aus Werbeeinnahmen unterschiedlich je nach Länderspiel und Gesamtkosten zwischen 2500,00 und 7500,00 Euro.
Die Einnahmen aus Werbegeldern, Eintrittsgeldern, eventuellen Zuschüssen oder Spenden dienen in erster Linie dazu, um die gesamten Organisations- und Veranstaltungskosten zu bedienen.

Der rechtsverbindliche Partner gegenüber Sponsoren, Förderern oder Werbepartner ist AEP. Dies gilt insbesondere für Vereinbarungen und Abrechnungen mit Sponsoren, Förderer und Werbepartnern. Die entsprechende Rechnungsstellung gegenüber Sponsoren, Werbepartnern, Förderer u. a. erfolgt ausschließlich über AEP.

Folgende Einnahmen verbleiben dem Verein:
Gesamter Erlös aus Umsatz für Catering der Zuschauer (sofern die Halle nicht an einen Caterer vertraglich vergeben wurde)
Ein prozentualer Anteil an allen vom Verein getätigten Abschlüsse bei Sponsoren/ Werbepartner usw. Gegebenenfalls die Vorverkaufsgebühr bei der Einrichtung einer Vorverkaufsstelle.

Veranstaltungswerbung:

AEP:
Komplette Presse- und Medienarbeit bei Presse, Rundfunk und Fernsehen
(der Verein bekommt von der Pressemitteilung eine Kopie per Mail/Fax)

Verein:
Verteilung der Werbeplakate
Falls vorhanden: Internetauftritt auf der vereinseigenen Homepage

Veranstaltungsbroschüre/Plakate:
Das jeweilige Vereinslogo wird in die Veranstaltungsplakate und auf der Titelseite der Broschüre eingedruckt. In der Broschüre hat der Verein die Möglichkeit, sich werblich darzustellen. Texte/Fotos liefert der Verein

Equipment zur Veranstaltungsdurchführung

AEP
AEP stellt für ein Länderspiel folgendes Equipment:
Badminton-Matten
Schiedsrichterstühle
Netzständer und Netze
Werbereiter für Bandenwerbung
Zähltafeln
Körbe für Spielerbekleidung
Beschallungsanlage mit CD-Player und Mikrofon für bis zu 1500 Personen
Landesflaggen für Präsentation der Mannschaften
Beschilderung der Umkleidekabinen, VIP- und Presseraum, Presseplätze
Preisschilder Abendkasse

Verein
Aushang Preise Catering
Eventuell vereinseigenes Werbetransparent
Ausstattung Cateringbereich und Vip-Raum


 

Referee / Schiedsrichter / Linienrichter / Physiotherapeut
Der DBV stellt: 1 Referee, 3 – 4 Schiedsrichter
Der Verein stellt: minimum 8 Linienrichter (über den jeweiligen Schiedsrichterwart des Kreises/Bezirkes oder Landesverband)

Personal- & Helferbedarf bei Badminton-Länderspielen:

Helferanzahl Badminton-Länderspiel
Aufbau Sporthalle (inkl. Matten) ca. 3-4 Std. je nach Aufwand (Stühle usw) 5-7
Abbau Sporthalle nach Veranstaltungsende (1-1,5 Std) je nach Aufwand 5-7
Einlasskontrolle je nach Größe Einlassbereich 2-4
Fahnenträger bei Vorstellung der Teams   2
Bedienung CD-Player / Mischpult     ev. durch AEP 1
Aufbau Cafeteria und Betrieb    3-4
Aufbau VIP-Raum und Betrieb je nach Größe/Anzahl d. Gäste 2-4
Bedienung 4 Klapptafeln  (auch Jugendliche)   4-5
Court-Feger    (auch Jugendliche/Kinder)     2
Linienrichter    (ev. über Kreis, Bezirk oder Verband)   8-12
Begrüßung bei Länderspiel-Openingzeremonie 1. Vorsitzender o. Abteilungslt. 1
Verteilung Plakate im Vorfeld     3-4
Moderator der Veranstaltung  stellt AEP 1
Betreuung Presse, Sponsoren, Ehrengäste     1-2
Schiedsrichter / Referee   stellt der DBV 4-5
Physiotherapeut  (besorgt Verein - mögl. kostenfrei) ev. Kosten mit AEP klären 1

ACHTUNG: Diverse Positionen können in Doppelfunktion besetzt werden.

Betreuung Ehrengäste, Vereinsgäste, Medien, Mannschaften
Der ausrichtende Verein soll sich vor Ort nicht nur als leistungsstarker Organisator eines Länderspieles präsentieren, sondern soll sich insbesondere auch imagemäßig als netter Gastgeber zeigen. Notwendig ist es daher, einen Vip-Raum einzurichten.  Die Bewirtung und Betreuung eventueller Ehrengäste, Sponsoren, Medienvertreter usw. ist daher Angelegenheit des Vereines. Kostenmäßig schlägt diese Position allerdings nicht übermäßig zu Buche. Im VIP-Raum sollten Getränke und zumindest belegte Brote, Salate, Getränke, Kaffee/Kuchen kostenlos gereicht werden. Die Anzahl/Personenkreis wird gemeinsam festgelegt. Die Herstellung der entsprechenden VIP-Eintrittskarten bzw. Eintrittskarten für Ehrengäste übernimmt AEP.

Der Verein stellt für beide Mannschaften bei Ankunft in der Halle belegte Brötchen (Käse, Wurst, Säfte, Apfelschorle, Tomaten und Gurkenstücke) zur Verfügung. Dieses wäre eine nette Geste vom Verein. Ich bitte zu berücksichtigen, dass die Mannschaften teilweise überaus lange Anfahrtswege hinter sich gebracht haben.

Hallenaufbau mit Zusatzstühlen an den Spielfeldern
Der Hallenboden kann dabei mit Teppichrollen ausgelegt und somit geschont werden

 

Sofern eine Sporthalle über beidseitige Tribünen verfügt, wird der Bereich
der Schiedsrichter und des Hallensprechers auf die Hallenschmalseite verlegt

Sollte ein Hallenfoyer für einen Messebereich zu klein sein, kann dieser auch direkt in die Halle verlegt werden. Auch hier wird dieser Bereich dann mit Teppichrollen ausgelegt. Für die Verlegung des Messebereiches in die Sporthalle muss immer das Einverständnis des Sportamtes bzw. des Hallenbetreibers vorliegen

 

 

 

 

 

 

 

 


 
powered by AOcms AOcms